Como saber se o seu controle de frotas é de alto nível?

Para fazer um controle de frota de excelência é preciso ter muitas habilidades. Ainda mais, você precisa ser neutro e entender que algumas de suas decisões também podem gerar resultados não tão favoráveis.

A estratégia por trás está em compreender a frota como um todo e focar em objetivos adequados à sua realidade. Isso é boa parte do que garante a qualidade da sua frota.

Agora, como saber por onde começar? Que ações tomar? Quais metas estabelecer? 

Essas questões são bem pertinentes e você pode respondê-las implementando alguns processos de controle. Para começar, é preciso entender se a gestão conta com a contribuição de tecnologias ou outros meios de coleta e análise de dados gerados sobre a operação.

Estes dados são cruciais para as demais etapas: identificar a qualidade da sua gestão de frotas e quais os pontos de melhoria.

Você pode estar se perguntando:

O que é o controle de qualidade da frota?

Esse controle é uma garantia de que todos os ativos da operação estão bem conservados e, igualmente, que todos os colaboradores estão tendo o melhor desempenho possível.

A combinação desses elementos gera a qualidade necessária para que os transportes e deslocamentos ocorram sem problemas, com mais segurança e mantendo os custos sob controle.

Dessa forma, o controle de qualidade da sua frota pode ser iniciado ao gerar um inventário completo de todos os ativos, incluindo veículos e, também, os pneus. Em adição, é preciso ter um registro de todos os custos, a fim de entender o funcionamento pleno da operação.

Outro detalhe:

Você precisa acompanhar, atualizar e gerar insights constantemente sobre as informações geradas a partir desta etapa.

Como acompanhar a qualidade no controle de frotas?

A qualidade pode ser determinada conforme os indicadores de desempenho acompanhados. Também conhecidos por KPIs, eles são métricas da sua gestão, auxiliando na determinação de quais processos já são eficientes e quais precisam de melhorias.

Após determinar um objetivo e uma área para analisar, você consegue entender os indicadores que devem ser acompanhados. 

Por exemplo, para saber mais sobre os custos e economias com combustível, é preciso rastrear informações sobre:

• Custo médio por veículo;
• Valor de abastecimento médio por motorista;
• Custo médio por km percorrido;
• Preço médio de abastecimento nas bombas no período.

Entre muitas possibilidades, é papel do gestor identificar quais dos KPIs fazem mais sentido ao planejamento estratégico da frota no momento. Se o objetivo é entender o comportamento dos motoristas e buscar treinamentos para eles, vale manter mais indicadores voltados à isto. 

Caso penda mais para o entendimento dos veículos, pensando num plano de renovação da frota, é sensato acompanhar mais os KPIs que dizem respeito ao consumo e gasto com combustível por veículo.

O controle de qualidade é necessário na gestão de frotas?

Sim, com certeza. Qualquer gestor que deseja uma frota mais segura, econômica e eficiente precisa realizar um controle de qualidade na sua frota. Sabe o que vem com a combinação desses fatores?

A competitividade da sua empresa.

Ao entregar um bom serviço, você passa a ganhar mais credibilidade e aumentam as chances de receber novas oportunidades comerciais. E, é claro, fidelizar os clientes vigentes — caso você trabalhe com um mercado externo.

Para as frotas que trabalham internamente, há outro benefício: 

A produtividade e motivação dos colaboradores.

Conforme notarem que conseguem atingir os objetivos dispostos pelos gestores, a tendência é que os motoristas e demais contribuintes passem a entregar resultados cada vez melhores.

Principalmente, se você trabalhar com algum método de recompensas ou bonificações. 

Como fazer um bom controle de frota e garantir o máximo de qualidade no serviço?

Além dos passos iniciais que mencionamos acima, como realizar o inventário da frota e mapear custos e processos da rotina da sua operação, você precisa seguir algumas outras boas práticas para providenciar a qualidade que busca na sua gestão. 

Confira algumas ações essenciais:

Garantir produtividade, economia e segurança através de treinamentos

Os motoristas e demais colaboradores, como os responsáveis pelas inspeções de veículos e de pneus, precisam conhecer o passo a passo de cada tarefa que realizam. 

Por mais que tenham experiência prévia, cada empresa tem diferentes ferramentas, equipamentos e tecnologias envolvidas. Portanto, existe, sim, a necessidade de realizar treinamentos tanto gerais quanto específicos para todo o time.

Ainda mais, é preciso estar constantemente renovando os conhecimentos de todos. Então, você não deve parar nas capacitações iniciais. 

Inclusive, aqui entra, novamente, a necessidade inerente dos KPIs: identificar problemas e buscar os treinamentos adequados para cada equipe da frota.

Para exemplificar:

Um motorista que possui uma taxa maior de consumo de combustível que os demais pode receber algumas instruções de direção econômica e defensiva, sobre a importância de realizar a inspeção de veículos corretamente e/ou porque a roteirização é tão importante de ser seguida como planejada.

Além de gerar mais economia e segurança, terá também uma produtividade melhor. Afinal, precisa fazer menos paradas para abastecer, consegue evitar imprevistos na estrada e, também, problemas no veículo.

Planejar as rotas com auxílio de tecnologias

As tecnologias já não são mais uma novidade. Todas as frotas possuem algum tipo de sistema sendo utilizado em sua rotina, como um ERP.

Para um gestor mais moderno, que prioriza a qualidade em seu controle de frota, a tecnologia de roteirização já é obrigatória.

Funcionando como um GPS, os sistemas para criar e otimizar rotas consideram todos os caminhos existentes, do ponto inicial ao final. O que o diferencia é a capacidade de escolher o caminho com melhor custo-benefício.

Ou seja, não considera apenas o percurso de menor distância, pois esse não é o único fator que influencia no consumo de combustível.

Ao invés disso, o roteirizador considera semáforos, curvas e tráfego, entre outros fatores, para entender se, de fato, será uma rota de menor custo e consumo de combustível.

Gerenciar aumentos no consumo de combustível

Por falar em combustível, algo que você não pode deixar de fazer é a gestão de abastecimentos e de consumo por rota.

No caso, aqui, o principal objetivo, além de gerar mais economia na frota, é identificar aumentos incomuns e inesperados na utilização de combustível. Para isso, é preciso registrar e monitorar os valores abastecidos (ou nível de combustível na saída e chegada do veículo), a quilometragem percorrida e, claro, o consumo médio da rota.

Com essas informações, você tem todo o conhecimento necessário para criar padrões e entender quando um gasto sai deste.

Uma maneira de facilitar e agilizar essa gestão é, também, por meio de tecnologias específicas. Uma delas é o próprio sistema de gestão de combustível, que permite registrar todos os abastecimentos realizados por motorista (com a disponibilização de um cartão para cada condutor) e até limitar os valores para cada visita ao posto.

Outra opção, complementar, é o software para gestão de manutenção. Nele, é possível visualizar o controle de quilometragem percorrida e quais problemas o veículo apresenta (ou apresentou recentemente). 

Unindo todos esses dados, você gera percepções e análises mais certeiras sobre o que pode estar causando os aumentos no consumo de combustível e como agir em cada situação. Dessa maneira, garantindo um aumento na qualidade da sua frota e gestão.

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