Entenda como ficar dentro do orçamento de manutenção para frotas

Os custos com manutenção estão entre os principais e maiores valores na gestão de uma frota. Uma das principais dificuldades nesse aspecto é montar um orçamento de manutenção e se manter dentro do esperado.

Por isso, a gestão de manutenção de frota tem se tornado mais popular. Trata-se de um modelo de administração que organiza as atividades, responsáveis e processos das manutenções da frota, desde a parte estratégica até a operacional.

Qual o objetivo do orçamento de manutenção?

O objetivo de criar um orçamento de manutenção é você conseguir prever e antecipar os gastos desse setor da sua frota, a fim de evitar surpresas ou custos muito elevados para a empresa.

Como fazer o orçamento de manutenção?

Em um plano de manutenção veicular, o orçamento geralmente já é estabelecido. Porém, nem sempre ele é baseado nos dados e acontecimentos reais da sua frota.

Quando falamos em orçamento, é fundamental usar o seu histórico de manutenções organizado em diferentes categorias: por tipo de manutenção, por modelo de veículo, por serviço realizado e assim por diante.

Outro passo importante para planejar e cumprir suas metas estabelecidas é calcular gastos com manutenção mensais e também considerar o orçamento de reparos. 

No orçamento de manutenção, você deve incluir: 

• Idade do veículo
• Criticidade do problema
• Necessidade de adquirir materiais ou acessar o estoque
• Contratação necessária (interna ou externa)
• Eventos não programados

Qual o valor ideal para gastar em manutenção?

Não existe uma resposta exata para essa questão. Depende do tipo de empresa, frota e veículo que você tem. 

Custos com manutenção de carros e custos com caminhões, por exemplo, são bastante diferentes. 

Apesar de alguns serviços serem os mesmos, como o de balanceamento do veículo, o esforço é bem maior para lidar com os veículos pesados, o que acaba aumentando os valores dos serviços.

De maneira geral, o valor ideal deve ser calculado em relação ao custo de aquisição de cada veículo. Entende-se que, quando o valor usado na manutenção chega a 20% ou mais do que foi utilizado na compra do veículo, está na hora de renovar a sua frota.

Quais são os custos de manutenção da frota?

Os custos de manutenção da frota abrangem: serviços realizados, peças adquiridas, horas trabalhadas, ferramentas, terceirizações, reposição de estoque e assim por diante.

Falando do veículo em si, custos da depreciação, seguro, IPVA, pneus e combustível também são considerados.

Como se calcula o custo de manutenção?

É importante separar as categorias de gastos do setor para saber como calcular o custo de manutenção de um veículo. Elas podem ser dividas em:

• Administração: aqui, entram os sistemas ERP para gestão da empresa, salários de gestores e demais colaboradores, entre outras despesas.
• Mão de obra: nesse caso, o custo é relacionado ao tempo utilizado na inspeção de veículo ou conserto de algum componente. Esse custo é para empresas que possuem mecânicos recebendo por hora trabalhada.
• Terceiros: ao encaminhar o veículo para um oficina externa, esse custo será adicionado no seu valor de orçamento de manutenção mensal.
• Estoque: a utilização de peças do seu estoque e aquisição das reposições também é parte dos custos e orçamento de manutenção.
• Ferramentas: demais sistemas e ferramentas usadas, como o checklist digital, o sistema de gestão de manutenção e outros devem ser incluídos na sua conta.

A partir disso, planejar os custos mensais fica mais fácil e prático, pois você também consegue avaliar e direcionar valores mais específicos para cada etapa e momento da frota.

Como controlar os gastos para seguir o orçamento de manutenção?

O maior (e pior) custo para esse setor da frota é o de manutenção corretiva, realizado após o veículo sofrer algum dano grande, ter uma falha generalizada ou até mesmo quebrar. 

Porém, esse tipo de situação acontece majoritariamente em frotas que não aplicam as inspeções diárias de veículo, que antecipam problemas e garante um melhor controle de manutenções programadas.

Portanto, se você já montou e está seguindo um plano de manutenção de frota, não há tantas preocupações assim — desde que você tenha incluído as inspeções periódicas na rotina dos motoristas.

As melhores maneiras de ter controle e previsibilidade para montar o seu orçamento de manutenção com eficiência e precisão, é utilizando ferramentas como a planilha ou sistema de gestão de manutenção para frotas.

Assim, você controla não apenas os custos, como também a quantidade de serviços e os indicadores de manutenção.

Como reduzir gastos com manutenção?

Para controlar o orçamento de manutenção e manter suas despesas dentro do esperado, até mesmo atingindo as metas de redução de custos, você pode aplicar algumas ações na sua gestão, como:

• Realização de treinamentos para os motoristas e mecânicos;
• Acompanhamento dos indicadores de manutenção;
• Padronização de processos operacionais;
• Levantamento de custos por categoria;
• Elaboração de um plano de manutenção preventiva por modelo de veículo;
• Priorização de serviços e solicitações;
• Inclusão de um sistema de gestão de manutenção para frotas na sua rotina.

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