Manutenção da frota: conheça o caminho para obter sucesso nas suas operações

A manutenção da frota desempenha um papel fundamental nas operações de veículos, garantindo a segurança e economia em empresas de logística, transporte e outras áreas.

Um bom planejamento e execução das atividades de manutenção são essenciais para alcançar os melhores resultados de forma eficiente.

Além disso, uma manutenção em dia previne outros problemas também, como perda de pneus e redução de ociosidade da frota, contribuindo para a otimização geral das operações.

O que é a manutenção da frota?

A manutenção da frota é o setor responsável pelas atividades de revisão e conserto dos veículos. 

Desde a inspeção diária de um veículo até a sua avaliação após o retorno da oficina, tudo  relacionado aos serviços de manutenção é de responsabilidade desse setor da empresa.

Para que ela funcione adequadamente, é preciso que você tenha uma rotina bem definida e realize análises constantemente para tomar decisões rápidas e otimizar a sua operação.

Como funciona a manutenção da frota?

Ela funciona a partir de uma gestão organizada e abrangente, onde o gestor define quais são as atividades, responsáveis e ferramentas utilizadas. Também determina a frequência de cada atividade e padroniza sua execução.

É importante ressaltar que cada tipo de frota e operação pode ter variações em seu funcionamento. Por exemplo, frotas de carro e caminhões terão tempos de inspeção de seus componentes e valores de conserto diferentes.

Portanto, conhecer os diferentes tipos de veículos que a sua frota tem e entender as especificidades de cada um é um passo importante para que a manutenção seja mais eficiente.

Vantagens de fazer a manutenção planejada da frota

A realização de uma manutenção adequada da frota traz inúmeras vantagens e contribui para atingir metas comuns nas operações de veículos, como a redução de acidentes, custos e aumento da produtividade da frota.

Para obter esses resultados, você precisa partir de um planejamento prévio. Com isso, você evita paradas não programadas e emergenciais, reduzindo também a ocorrência de falhas graves.

De maneira geral, a vantagem de fazer a manutenção da frota é a maior facilidade e agilidade que ela proporciona para toda a sua operação.

Desafios da manutenção da frota

Organização do setor de manutenção

É fundamental ter uma equipe bem organizada e treinada, com atribuições claras e definidas para suas responsabilidades e atividades a serem executadas. Isso é exatamente o que será estabelecido no seu planejamento de manutenção da frota.

Para criar um plano de sucesso, você precisa começar com os levantamentos gerais, como a quantidade e os tipos de veículos da sua frota. Assim, terá um ponto de partida sólido para organizar a sua gestão.

Além disso, ter acesso ao histórico de manutenções da sua frota auxiliará no entendimento de como organizar as inspeções e serviços dos seus veículos.

Processos manuais

Muitas das atividades da manutenção ainda acontecem de maneira manual, mas essa realidade está em processo de mudança. O avanço das tecnologias também chegou às operações de transporte e frotas veiculares, trazendo ferramentas focadas em melhorar rotinas como a da manutenção da frota.

Por exemplo, a inspeção dos veículos por meio de papel e caneta pode ser substituída por soluções de aplicativo de checklist. Da mesma forma, o controle das informações coletadas não precisa ser feito com a inserção manual dos dados em planilha, mas através de um sistema de gestão de manutenção automatizado.

Durabilidade dos veículos

Um dos desafios da manutenção da frota é garantir a durabilidade dos veículos, evitando que sejam perdidos antes de ter sua vida útil aproveitada. Isso pode acontecer quando as inspeções não são realizadas e um defeito se propaga, levando à perda total do veículo.

Outros motivos, como acidentes no trânsito, também são comuns.

Para garantir que os veículos tenham um bom aproveitamento e evitar uma depreciação acima da média, a gestão de manutenção é fundamental. Investir nas inspeções regulares, manutenção preventiva e tecnologias para esse setor ajudará a preservar a durabilidade dos veículos por mais tempo.

Custos de manutenção

Esses custos incluem mão de obra, reposição de peças, equipamentos, taxas anuais, serviços terceirizados e muito mais. Torna-se um desafio por conta dos processos manuais e a dificuldade de rastrear todas as notas fiscais.

No entanto, ao digitalizar a sua gestão, os orçamentos e custos de manutenção são facilmente visualizados dentro do sistema. A solicitação e negociação de serviços também podem ser realizadas no sistema, além de oferecer a funcionalidade de recolha de notas que agiliza o seu controle financeiro.

Isso garante uma gestão mais transparente dos custos de manutenção da frota.

Coleta e análise de dados

Outro desafio decorre da falta de uso de tecnologias na gestão de manutenção. Os processos manuais dificultam a coleta de dados e tornam as análises mais incertas, pois há uma grande chance de erros de leitura e interpretação durante a transferência manual do papel para as planilhas e relatórios.

Com o surgimento de ferramentas como o checklist e sistema digital de controle, essa etapa é facilitada e os dados se tornam mais confiáveis, fornecendo informações de alta precisão para uma tomada de decisão mais embasada.

Tipos de manutenção da frota

Há três principais tipos de manutenção na frota: preditiva, preventiva e corretiva, cada uma com suas características:

• Preditiva: utiliza tecnologias avançadas para interpretar a temperatura do veículo, vibrações e outras informações, com a intenção de detectar problemas antes que se tornem perceptíveis à análise humana.
• Preventiva: acontece através de uma rotina de inspeções periódicas do veículo, avaliando os principais componentes ou seguindo um cronograma estabelecido com base no tempo de utilização ou quilometragem para verificar possíveis falhas.
• Corretiva: consiste no conserto dos componentes do veículo, podendo ser planejada através da manutenção preventiva ou não programada, quando o veículo quebra ou passa por um acidente que necessita de reparos emergenciais.

Além desses, surgiram alguns outros tipos, como a manutenção prescritiva e autônoma. Onde:

• Prescritiva: envolve a coleta e análise de dados para chegar a conclusões sobre os serviços que precisam ser realizados, sendo uma vertente da manutenção preditiva.
• Autônoma: tem o objetivo de dar mais autonomia ao motorista da frota para cuidar do veículo, realizando não apenas a inspeção, mas também pequenos reparos.

A gestão de manutenção na frota

Para lidar com todos os desafios e planejar com eficiência a rotina de manutenção da sua frota, é preciso ter uma gestão estabelecida. Isso significa ter um responsável pelo setor, que irá assumir a responsabilidade de planejar, organizar e analisar os resultados obtidos para a otimização contínua das manutenções.

O principal objetivo dessa gestão é garantir a eficiência dos veículos aos menores custos possíveis. 

Além disso, as ações dessa gestão permitem reduzir a ociosidade da frota, medir o tempo e esforço dos serviços de manutenção, aumentar a segurança no transporte e reduzir impactos ambientais.

Melhores práticas para fazer a gestão de manutenção da frota

1 – Desenvolver o PCM

O PCM é o “Planejamento e Controle de Manutenção”, ou seja, exatamente o que você quer fazer. Nele, você irá fazer todo o levantamento das informações para conseguir planejar a rotina de manutenções da frota, detalhando todas as questões de cronograma, responsabilidades, ferramentas e métricas.

2 – Aplicar suas ações e processos

Depois de completar o seu planejamento, é hora de colocá-lo em prática. Para isso, comece mostrando o plano para todos os colaboradores e distribua as responsabilidades conforme determinado. 

Caso necessário, faça treinamentos e apresente tutoriais para as novas ferramentas contratadas.

Com o cronograma, determine uma forma de gerenciar essas tarefas, seja em um quadro ou painel da empresa a que todos têm acesso ou um sistema de workflow digital. Depois, mostre a todos como utilizar e como atualizar o cumprimento de cada tarefa.

Lembre-se de acompanhar com proximidade nas primeiras semanas ou meses para garantir que tudo está sendo realizado adequadamente.

3 – Acompanhar os indicadores

Após estar tudo em andamento, acompanhe as métricas e indicadores de manutenção que você definiu para a frota da sua empresa. Esses indicadores fornecem informações valiosas para a aplicação de melhorias contínuas.

Dentre eles, considere acompanhar o tempo médio para reparo (MTBR), a disponibilidade dos veículos e o custo de manutenção sobre valor de reposição (CPMV).

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