Passo a passo para começar a manutenção preventiva na sua frota

As manutenções preventivas de uma frota são fundamentais para atingir resultados melhores no desempenho dos veículos e na redução de custos operacionais. Para isso, montar e executar um plano de manutenção preventiva é a opção mais adequada para os gestores.

Isso significa identificar o que faz parte da rotina de uma prevenção de veículos da frota e como os colaboradores devem se adaptar a ela. Por exemplo, que novas atividades eles devem performar? Ou que novas ferramentas devem utilizar?

Para começar, entenda melhor o que é esse plano e porque você precisa dele na sua gestão de frotas e manutenções.

O que é plano de manutenção preventiva?

O plano de manutenção preventiva é um documento que reúne informações sobre os serviços preventivos, como os itens a serem verificados e o cronograma previsto para cada um. 

Também define os responsáveis por cada revisão e serviço. Em alguns casos, determina ainda quais as ferramentas e equipamentos que devem ser utilizados no processo.

Como funciona um plano de manutenção preventiva na frota?

Esse plano funciona como um guia para as manutenções de veículos da frota. O objetivo é que o automóvel não chegue ao ponto de necessitar de uma manutenção corretiva, onde ele já possui um problema agravado e precisa ser consertado. 

É por isso que ela se chama “manutenção preventiva”, pois, através dela, teremos a antecipação de situações problemáticas e a realização de pequenos serviços que ajudam a prolongar a utilização e vida útil do veículo — enquanto também reduz as ocorrências que o levam à oficina.

O plano ainda funciona como um guia para que os gestores e motoristas tenham uma melhor comunicação.

Isso porque o gestor nem sempre está tão ativo na parte operacional da frota, não conseguindo identificar a necessidade de uma manutenção no veículo. Já o motorista está em contato direto com os veículos, portanto, sabe exatamente a hora de o enviar a um serviço.

O plano de manutenção preventiva facilita ainda mais esse acompanhamento, visto que o motorista só precisa acompanhar a quilometragem rodada de seu automóvel e solicitar um orçamento e aprovação ao gestor quando estiver na hora de realizar algum dos itens.

Confira um exemplo simples de plano de manutenção preventiva:

MODELO:	DATA DO SERVIÇO:
PLACA:
MOTORISTA:
Item	Periodicidade
Substituição de óleo e filtro do óleo	40 mil KM
Substituição de filtro de ar	40 mil KM
Líquido de arrefecimento	80 mil KM
Verificar nível do fluido da embreagem	40 mil KM
Substituição do fluido da embreagem	80 mil KM

Importância e benefícios de ter um plano de manutenção preventiva

É importante ter um plano para que a execução de inspeções e serviços ocorra como esperado, maximizando os resultados da sua gestão de manutenção. 

Dentre os tipos de manutenção, a preventiva também é a principal que deve ser realizada por meio de um planejamento conciso, permitindo que a manutenção corretiva aconteça apenas de maneira programada.

Além disso, os benefícios incluem: 

Redução de custos operacionais

Ao reduzir as manutenções corretivas, você já economiza boa parte do seu orçamento. Elas são, aproximadamente, 30% mais caras que a manutenção preventiva.

Mais que isso, a boa conservação dos veículos e seus componentes evita que outros fatores sejam impactados, como os pneus que recebem menos desgaste e o consumo de combustível, que se mantém dentro do normal, com uma queima adequada e consistente. 

Melhor previsibilidade de custos e de rotinas

O plano permite ter maior controle de serviços realizados e, se você já tem uma gestão de manutenção em pleno funcionamento, os orçamentos e valores direcionados para cada momento estão dentro de um sistema.

Assim, você gera uma visualização completa do que foi gasto e se estava dentro do planejado. Também consegue gerar previsões mais precisas para os próximos períodos e planos.

Melhoria na produtividade da sua frota

Quando os veículos passam menos tempo em uma manutenção corretiva e têm menos serviços de troca e substituição de peças quebradas ou danificadas, ele passa mais tempo disponível para a realização de operações.

Da mesma forma, tem um melhor desempenho dada a originalidade de suas peças e conservação adequada.

Aumento na confiabilidade dos ativos

A confiabilidade dos ativos é um dos principais indicadores de desempenho que você deve controlar no setor de manutenção da frota. Ele indica a capacidade que um veículo tem de performar conforme esperado e de maneira consistente.

Ao utilizar o plano de manutenção preventiva para controlar e agendar os serviços da frota, está dando uma garantia maior aos motoristas de que eles poderão rodar sem sofrer com quebras ou falhas no meio de uma rota.

Como fazer um plano de manutenção preventiva na sua frota?

Para montar o seu plano de manutenção preventiva:

1. Faça um levantamento de todos os veículos da frota, o modelo deles, e histórico de manutenções.
2. Determine as atividades da manutenção preventiva da sua frota, como as inspeções, serviços e ferramentas a serem utilizadas.
3. Monte o cronograma das atividades de manutenção preventiva, determinando a frequência para aplicar o checklist de inspeção dos veículos, intervalo de tempo previsto para a realização de cada serviço, etc.
4. Identifique os responsáveis por cada atividade e serviço de manutenção (e os comunique do processo e rotina).
5. Levante o orçamento médio para o tempo do planejamento e como será utilizado ao longo do período (em quais serviços, compras, estoque, etc.).

Como executar o plano de manutenção para obter resultados efetivos?

A melhor maneira de ter resultados positivos na execução de um planejamento é fazendo a coleta e análise de dados ao longo de todo o caminho. 

Além disso, a sua gestão de manutenção da frota deve ter objetivos e metas estabelecidas que contribuem para entender se as ações determinadas no seu plano de manutenção preventiva estão surtindo efeito no atingimento (ou distanciamento) deles.

A sua execução deve contar com ferramentas que facilitem o processo de reunir e centralizar informações, como o checklist eletrônico e o sistema de gestão de manutenção. Ambos possuem funcionalidades que tornam a inspeção dos veículos e controle de manutenções mais práticos.

Em alguns casos, o sistema ainda disponibiliza a possibilidade de gerar orçamentos e negociação com fornecedores de serviços e peças para reposição.

Ou seja, todos os detalhes sobre as manutenções preventivas e corretivas, além dos valores direcionados à compra de peças, são armazenados e ficam à disposição do gestor para análise em relatórios de manutenção da frota.

Se você ainda não possui uma gestão de manutenção organizada em sua frota, está na hora de mudar isso. 

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