O que é e como usar um relatório de manutenção para a frota?

Os dados são cada vez mais importantes na gestão de frotas e diversos setores têm investido em soluções para a organização dessas informações e geração de relatórios.

Afinal, apenas através deles conseguimos visualizar os dados mais pertinentes para as decisões que queremos tomar. Analisando, dessa forma, tudo o que é mais relevante para a otimização de processos e recursos de uma empresa.

Nesse sentido, o relatório de manutenção dos veículos tem se mostrado muito útil. Com ele, você pode entender diversos fatores, como os veículos que apresentam mais falhas, as manutenções mais caras, e assim por diante.

Para entender melhor o que é esse relatório, porque começar a usar na empresa e como criá-lo, continue esta leitura.

O que é um relatório de manutenção?

O relatório de manutenção é um documento que descreve as ações realizadas no momento da manutenção, seja na inspeção do veículo ou em um serviço de reparo, e mensura o desempenho e produtividade dos processos do setor. 

Ele pode tanto ser utilizado nas frotas, sendo relacionado aos veículos, ou em indústrias, voltado para o funcionamento dos maquinários e equipamentos.

Seu principal objetivo é reunir e organizar os dados disponíveis na frota, permitindo que o gestor avalie e tome decisões adequadas e eficientes. E, geralmente, ele faz parte de um plano de manutenção da frota, sendo a parte que “fecha” as ações planejadas de um período na operação de veículos.

Por que criar um relatório de manutenção de veículos?

Porque você precisa de relatórios para conseguir acompanhar os processos e ações da frota, e os resultados gerados. Assim, passando pela avaliação de quais devem continuar como estão e quais precisam ser revistos e replanejados.

O relatório de manutenção ainda permite que o gestor:

• Tenha a visualização de todos os serviços executados por placa;
• Entenda os valores totais para cada tipo de manutenção realizada;
• Acompanhe os veículos em boas condições, parados ou em conserto no momento;
• Identifique quais foram os itens mais críticos em aberto no último período;
• Tenha dados para realizar os cálculos e entender os principais indicadores de manutenção da frota, como o Tempo Médio de Reparo (MTTR) ou a Previsibilidade do Veículo.

Como fazer um relatório de manutenção de veículos?

1 – Preparação: as informações necessárias

Para começar um relatório de manutenção, você deve entender qual o objetivo dele. Será para avaliar as manutenções preventivas? Ou corretivas? Todas juntas? Ou, ainda, será um relatório para qualificar as ações realizadas no período?

Tendo a sua intenção determinada, você pode passar para o levantamento de informações que devem estar no relatório.

Dentre elas:

• Quantidade de placas da frota e quantas estão sendo consideradas nas manutenções;
• Custos totais e parciais para os serviços de manutenção realizados;
• Dados do profissional ou oficina responsável por cada serviço.
• Descrição das atividades realizadas em cada placa da frota;
• Nível de criticidade dos itens abertos em ordens de serviço;
• Quais serviços foram finalizados e quais estão em aberto.

Lembre-se, dependendo do seu objetivo, diferentes informações podem ser necessárias.

2 – Montagem: a organização de dados e métricas

Após levantar todos os dados necessários, é preciso organizá-los de maneira que façam sentido. Nessa etapa, além de pensar na montagem do relatório, entenda quais serão as principais métricas utilizadas, com base nos objetivos propostos.

Por exemplo, se a empresa busca um aumento na segurança da frota, deve investir em ações como treinamento de motoristas e melhor controle das manutenções da frota. 

Para o segundo caso, deve-se ter atenção às inspeções veiculares realizadas pelos motoristas, a quantidade de deslocamentos realizados com itens críticos em aberto, quantos veículos estiveram com sua criticidade alta, e assim por diante.

Avalie com cautela o que realmente é relevante para a sua gestão e gere gráficos e comparações de períodos, antes e após as ações para atingir o objetivo serem realizadas. 

Apenas assim ficará mais clara a visualização de resultados esperados e obtidos.

3  – Análise: as conclusões

É importante que cada relatório tenha um espaço dedicado para você descrever melhor qual era o objetivo, o que você queria comprovar e quais foram os resultados obtidos. Ou seja, as conclusões.

O resultado foi o esperado? Se sim, quais foram os dados que comprovam isso. Se não, por que não? O que aconteceu e o que poderia ter sido feito diferente?

Além disso, ao final do seu relatório também pode constar um breve plano de ação, contemplando quais os próximos passos para atingir os objetivos da empresa.

Dá para automatizar a criação de relatórios?

Pode ser um pouco trabalhoso montar um bom relatório de manutenção por conta própria. Por sorte, a resposta para a pergunta aqui é: sim! Existem plataformas de gestão que fazem isso de maneira automatizada para você. 

O sistema de gestão de manutenção, por exemplo, traz diversas funcionalidades para controlar orçamentos, estoque e inventário, e os serviços realizados nos veículos da frota. 

Inclusive, fornecendo o relatório de manutenção conforme filtros utilizados de data, operação e tipo de manutenção.

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