Como é a gestão de uma frota corporativa?

Uma frota corporativa deve ter sua gestão focada em preservar os veículos e promover a eficiência operacional da empresa.

A gestão de frotas visa ainda a organização de todos os processos, desde a aquisição de ativos até o controle de manutenções de cada veículo. Passando, também, pelo monitoramento do consumo de combustível, treinamento de motoristas e análise de desempenho das operações gerais.

Antes de continuar para as dicas e entendimento de como otimizar os processos da sua gestão para atingir os melhores resultados possíveis. Confira:

O que constitui uma frota corporativa?

A frota corporativa é considerada aquela que é utilizada pelos funcionários da empresa. 

Pode ser composta carros ou motos, por exemplo, que são disponibilizados para que os colaboradores consigam se deslocar entre filiais, visitar clientes ou realizar outros tipos de viagem a trabalho.

Por vezes, a frota corporativa é equiparada à frota comercial. Ou seja, definida como qualquer frota de veículos que prestam algum tipo de serviço de transporte, seja de cargas, mercadorias ou passageiros.

O que é necessário para uma gestão eficiente de frota corporativa?

1 – Planejamento

A etapa de planejamento de frotas é fundamental para as suas operações de veículos fluírem sem problemas. Aqui, é onde você define os objetivos da sua empresa e avalia como a frota pode contribuir para serem atingidos. 

Se um dos objetivos é a redução de custos operacionais, a frota precisa de pequenas metas como realizar manutenções mais frequentes ou aumentar a durabilidade dos pneus.

A partir destas, um plano de ações a serem realizadas se torna mais claro. Porque, por exemplo, se a meta principal é aumentar a durabilidade dos pneus, o gestor deve aplicar a inspeção de pneus na rotina da frota. 

Além disso, deve garantir que a calibragem seja realizada na frequência correta, conforme tipo de veículo e frequência de utilização.

Por serem diversos setores diferentes na frota corporativa, que estão incluídos no funcionamento desta, é importante dar uma atenção especial a cada um deles. Assim, avaliando como eles podem, individualmente, colaborar com o que você tem planejado no todo da empresa.

2 – Ferramentas

Para que seja possível realizar todas as ações com eficiência e sem erros, trazendo também produtividade à rotina, algumas ferramentas se tornam essenciais para a frota.

A preferência é que elas sejam digitais, já que os sistemas tecnológicos geram muito mais benefícios que um controle manual. Porém, para os casos de você ainda não ter começado um controle mais próximo ou de ainda faltarem recursos suficientes para implementar um sistema,  soluções como planilhas online podem auxiliar.

Embora não sejam ideais, as planilhas promovem o controle suficiente para que você consiga, pelo menos, visualizar as principais informações da frota. 

Você só precisa certificar-se de que os colaboradores estão fornecendo os dados necessários para que você consiga preencher a planilha e, de fato, gerar um controle na operação.

No caso dos sistemas, você deve se preocupar em buscar aqueles que mais atendem às necessidades da frota. 

Precisa economizar combustível? Então contrate um sistema de gestão de abastecimento. 

Precisa ter custos menores e mais controle dos veículos da frota? Para isso, o sistema de gestão de manutenção é a melhor opção.

Acho que você entendeu a lógica por trás de uma escolha do melhor sistema para implementar na sua gestão de frota corporativa, né?

3 – Equipe capacitada

Não basta ter as melhores ferramentas do mercado se você não possuir uma equipe capaz de fazer o melhor proveito delas. Por isso, sejam contratações de pessoas de alto nível de experiência ou de nível mais iniciante, você precisa providenciar treinamentos para elas.

Dessa forma, tendo certeza de que passarão por uma forma de tutorial de:

• Como funciona a empresa;
• Quais são os processos na rotina da frota;
• Quais tarefas ficarão responsáveis no seu corporativa dia a dia;
• As ferramentas necessárias para cumprirem suas funções.

Ainda mais, quando uma nova ferramenta for adquirida, é preciso que todos que a terão na rotina sejam instruídos de como ela funciona.

Além disso, uma equipe deve ser capacitada também no sentido de ter as habilidades necessárias para cumprir a sua função ou, no mínimo, um fácil aprendizado e capacidade de adaptação. 

4 – Análise de dados

Com a quantidade de dados que uma frota gera diariamente, é preciso aproveitar esta vantagem de alguma forma. Ou seja, os utilizando em sua tomada de decisões.

Para isso, tanto as ferramentas quanto a equipe devem ser seus aliados. Os colaboradores para fazer os registros necessários e as ferramentas para armazenar e organizar os dados.

Em muitos sistemas, caso seja a alternativa utilizada na sua frota, a leitura já é feita de maneira automatizada, entregando a você relatórios prontos — e otimizando demais a sua rotina de gestor.

5 – “Mudar de rota”

Ser capaz de trocar de rota não quer dizer trocar o caminho que os veículos fazem na operação. Não neste caso, pelo menos. Aqui, estamos nos referindo a você não ter medo de mudar os planos da empresa, caso seja necessário.

Conforme os resultados forem se apresentando, você pode se deparar com a necessidade de abandonar algumas ações que se mostram pouco efetivas e incluir novas ideias para poder atingir os objetivos gerais.

Acredite, isso acontece mais do que você imagina.

Portanto, se os dados mostram um resultado pouco (ou nada) satisfatório, você deve repensar a gestão de frotas e adequar da melhor maneira possível a rotina diária.

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