Custos de manutenção da frota e como reduzi-los

Ao abordar o tema dos custos de manutenção, é normal pensar imediatamente nos serviços realizados de conserto dos veículos.

Porém, esse aspecto é apenas uma das partes de todo o processo. Os custos de manutenção consideram uma série de diferentes elementos, desde a inspeção inicial do automóvel,a mão de obra necessária, e até mesmo os prejuízos decorrentes de um veículo quebrado na estrada.

Confira a seguir em mais detalhes.

Quais são os tipos de custos de manutenção?

Custos de serviços e mão de obra

Esses custos representam uma grande parcela dos gastos com manutenção da frota e é natural que seja o primeiro pensamento ao falar em custos de manutenção. 

Eles englobam todas as despesas relacionadas às inspeções da frota e reparo dos veículos, podendo variar entre serviços de manutenção preventiva, como a troca de óleo e ajustes regulares, e serviços de manutenção corretiva, que envolve reparos emergenciais ou correções de falhas e defeitos identificados na inspeção preventiva.

É fundamental ter a gestão desses custos para evitar excessos e identificar também quando há falhas nos processos de manutenção da sua frota.

Custos de ferramentas e equipamentos

Outro tipo de custo de manutenção está relacionado às ferramentas e equipamentos necessários para que as atividades e serviços sejam executados corretamente. 

Isso pode incluir ferramentas como o checklist e um sistema de gestão, voltado para os motoristas e gestores, ou equipamentos para a equipe de manutenção, como ferramentas mecânicas e de diagnóstico de falhas.

Embora, em um primeiro momento, seja um custo elevado, é importante que ele aconteça para você ter uma economia a longo prazo investindo em ferramentas de qualidade e que otimizem os processos de manutenção da sua frota.

Custos de renovação e veículos reserva

A manutenção também inclui custos para manter veículos reserva, em caso de paradas inesperadas e não planejadas de algum veículo primário das suas operações. Essa prática é bem importante para evitar a interrupção das atividades em caso de falhas.

Além disso, é preciso ter um orçamento disponível para a renovação dos veículos, quando notar que seus custos de manutenção estão acima do recomendado — em cerca de 2 a 5% do valor de aquisição ao longo de um ano.

Inclusive, a renovação dos veículos é também uma estratégia para reduzir seus custos de manutenção a longo prazo, porque veículos mais antigos costumam exigir mais reparos e com maior frequência.

Custos de peças e componentes

Principalmente se você possui uma equipe interna de manutenção na sua frota, é essencial considerar os custos de peças e componentes do veículo que ficarão em estoque para utilização nos reparos. 

A qualidade desses itens é fundamental para a durabilidade e confiabilidade do veículo, sendo necessário, em muitos casos, obter peças originais de fábrica para evitar maiores problemas.

Embora representem custos de manutenção um pouco mais elevados para a sua frota, investir em peças de qualidade  é uma das melhores maneiras de reduzir a frequência de substituição e falhas prematuras.

Custos para manter o veículo em funcionamento

Aqui, podemos considerar os valores de depreciação do veículo, do seguro contratado, IPVA e combustível. Tudo o que é essencial para garantir o funcionamento e rodagem dos veículos correto e seguindo a legislação.

Como calcular os custos de manutenção da frota?

Para realizar esse cálculo com mais precisão, você precisa ter um método de coleta das informações das manutenções já implementadas na sua frota. Isso inclui todos os custos descritos anteriormente, como serviços, mão de obra, ferramentas, entre outros.

O primeiro passo é classificar todas as despesas em suas respectivas categorias (mão de obra, peças e componentes, etc.). Em seguida, some todos esses custos e divida o valor total pelo número de veículos que possui na sua frota.

Dessa forma, você terá o valor médio que representa o gasto de manutenção por veículo da frota.

Além disso, você também deve acompanhar os custos de manutenção individualmente, para cada veículo da frota. Assim, terá informações precisas sobre quais deles estão apresentando gastos acima da média e poderá tomar ações melhor direcionadas a partir disso.

Estratégias para reduzir os custos de manutenção 

Treinamento e capacitação da equipe

Mesmo após a aquisição de tecnologias facilitadoras e que automatizam atividades da manutenção, é importante instruir os colaboradores da sua frota sobre as melhores ações e práticas para conservação dos veículos e utilização das ferramentas.

Quanto melhor eles souberem usar os recursos da frota, melhores serão os resultados da empresa e maior a economia em manutenções da frota.

Análise de dados e indicadores

Ao utilizar as tecnologias atualmente disponíveis para o setor de frotas e logística, você estará recebendo e armazenando dados sobre as rotinas de manutenção da frota. Além disso, muitos sistemas já trabalham com a criação de relatórios automáticos para agilizar a sua análise.

Os indicadores de desempenho da gestão de manutenção também permitem acompanhar informações como o custo médio de manutenção por veículo e a frequência de serviços de manutenções corretivas, garantindo que você identifique rapidamente quando há problemas e quais as soluções necessárias.

Negociação com fornecedores

Sejam fornecedores de serviços terceirizados ou de peças e componentes para o estoque da sua frota, é preciso encontrar os melhores preços com a maior qualidade. Por esse motivo, é importante solicitar diferentes orçamentos e abrir negociações com aqueles que fizerem mais sentido à sua empresa.

Gerenciamento de riscos

Os riscos de uma frota estão em diversas áreas e a manutenção é uma delas. Nesse caso, podemos considerar o risco de falha do veículo, à segurança na estrada e aos prejuízos financeiros da empresa.

A gestão de riscos da frota identifica esses principais problemas e gera alternativas de soluções para conter as consequências dessas situações.

Uso de tecnologias e ferramentas

A tecnologia desempenha um papel cada vez mais importante nas frotas e operações de veículos, trazendo a automatização de tarefas e análise de dados reais e concretos para uma tomada de decisões embasada e eficiente.

Por isso, a aquisição de sistemas e demais ferramentas digitais é uma excelente maneira de trazer a redução dos custos de manutenção na sua frota.

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