O que você precisa saber sobre o controle de abastecimento da frota

Um dos principais custos da uma frota são os valores direcionados ao abastecimento de veículos. Independente se for gasolina, diesel ou álcool, por exemplo, os veículos dependem desse recurso para poder se movimentar.

Por isso, o controle de abastecimento de frota se torna fundamental. É um meio de entender quais são os gastos mensais de cada veículo, qual o valor abastecido por motorista e/ou por rota, entre outros detalhes.

Além de contribuir para uma melhor gestão e distribuição de orçamentos, também previne problemas como o desvio de combustível. 

O que é o controle de abastecimento de frota?

O controle de abastecimento, por vezes chamado de “gestão de combustível” da frota, é o processo de coleta de informações sobre os abastecimentos realizados nos veículos da frota.

Além disso, inclui rotinas de acompanhar indicadores de consumo de combustível e despesas com manutenção, a fim de entender de maneira completa o que está impactando nos custos de abastecimento da frota.

A principal intenção de realizar o controle de abastecimento de frota é a redução de custos operacionais. Mas também é importante por outros motivos, confira:

Por que é importante possuir uma gestão de abastecimento de combustível?

Os preços de qualquer tipo de combustível variam bastante ao longo de um ano e este é o principal recurso para que os veículos realizem os transportes necessários, portanto, é também o principal e maior custo das frotas.

Uma má gestão de abastecimento pode ocasionar grandes prejuízos à empresa. O que torna um controle eficiente indispensável são os benefícios ganhos:

Controle de valores abastecidos

Através de um sistema de gestão e de um cartão para motoristas, é possível controlar as quantias abastecidas determinando limites de gastos por cartão. 

O gestor pode calcular uma estimativa de quantos litros um veículo precisa para realizar uma rota e qual o valor aproximado para o abastecimento, conforme tipo de combustível utilizado.

O resultado mostra o limite que poderá estabelecer em sistema. 

Ter maior visibilidade de gastos

Além de conseguir controlar os valores abastecidos por cartão, também consegue realizar algumas comparações entre rotas, motoristas e veículos.

Ou seja, se dois motoristas realizarem uma mesma rota, podem abastecer o mesmo valor e devem gastar uma quantia semelhante de combustível. Caso os dados mostrem diferenças muito grandes, o gestor precisa investigar e entender o motivo.

Esse é apenas um exemplo das possibilidades que você passa a ter ao realizar o controle de abastecimento de frota.

Evitar a alteração do hodômetro

O hodômetro registra a quilometragem percorrida dos veículos e pode ser alterado manualmente pelo motorista. Porém, no controle de combustível de frota, esse é um dos itens que passa a ser registrado e observado com maior regularidade.

Isso porque a quilometragem percorrida está diretamente relacionada ao custo com combustível previsto para uma rota.

Toda vez que um veículo for utilizado, o motorista deve registrar em um sistema ou checklist o valor do hodômetro antes de partir e, novamente, quando retornar à central.

Isso contribui para fazer um cálculo de consumo de combustível por quilômetro e identificar quando há valores fora do normal ou acima da média.

Impedir o desvio de combustível

É importante saber os valores do litro no momento do abastecimento e os valores abastecidos para conseguir identificar se os veículos estão recebendo a quantidade correta de combustível.

O desvio de combustível acontece quando algum colaborador utiliza dos meios de pagamento da frota para adquirir combustível para veículos de uso pessoal ou mesmo outros motivos.

Portanto, caso note situações em que o valor abastecido é maior que a quantidade de combustível recebida no veículo, o desvio de combustível pode estar acontecendo e deve ser investigado e tratado da melhor forma possível.

Como fazer um controle de abastecimento na sua frota?

O controle de abastecimento precisa começar pela etapa base do planejamento. 

Antes de iniciar ações na sua frota, pare e planeje tudo o que você vai precisar, quem serão os responsáveis em cada atividade e que tipos de indicadores você estará acompanhando. 

Essas informações são necessárias para que você entenda também qual sistema de controle de abastecimento melhor atenderá aos quesitos da sua frota.

Além disso, para fazer um bom controle de abastecimento você precisa:

• Listar e fazer o inventário de todos os veículos da frota;
• Identificar a autonomia de cada veículo e demais características, como o tanque próprio e a rede parceiros para abastecimento;
• Saber o tipo de combustível que cada veículo utiliza;
• Realizar o controle de quilometragem de cada automóvel.

Como controlar o abastecimento de frota?

Esse controle pode ser feito de maneira manual, através do controle de notas fiscais que os motoristas entregam e inserindo as informações em uma planilha. 

O uso do cartão de abastecimento individual é um bom método para controlar os custos para cada veículo e/ou motorista. Esse método tem ainda a vantagem de ter seu controle automatizado ao se conectar a um sistema de gestão de abastecimentos.

Além de ser mais prático e rápido que as planilhas, também reduz a ocorrência de erros e, geralmente, essas ferramentas também auxiliam na redução de custos com combustível.

Como acompanhar e medir o desempenho do seu controle de abastecimento?

A melhor maneira de medir os resultados do seu controle de abastecimento de frota é alimentando e acompanhando os indicadores de desempenho.

Dentre os principais indicadores para esse motivo estão:

• Condição dos veículos: acompanha a conservação de itens como o motor, tanque de combustível, vazamentos, etc., para entender se há sinais de perda ou queima incorreta de combustível.
• Média de quilometragem e consumo: acompanha a quantidade de combustível abastecida e utilizada para determinar os parâmetros de consumo de cada veículo e identificar ocorrências fora do padrão.
• Gasto médio por motorista: identifica se o motorista é quem está com práticas inadequadas que aumentam o consumo de combustível no veículo.
• Gasto médio por veículo: identifica veículos que estão com gastos acima da média e busca motivos para o caso, como problemas na estrutura ou componentes do veículo.

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