Como controlar despesas de viagem de colaboradores!
Veja quais são os principais pontos para gerenciar o custo da frota, quais tipos de gastos estão envolvidos e como controlar as despesas de viagem dos colaboradores.
Quais são os aspectos fundamentais para se gerenciar uma frota?
A gestão de frotas é a administração dos veículos usados para transporte ou prestação de serviços.
O objetivo da gestão de frotas é o planejamento e execução de atividades que otimizem o uso dos veículos – de maneira que os objetivos das viagens sejam cumpridos, com menos riscos, possibilitando também a otimização de custos logísticos de transporte.
Algumas atividades fundamentais da gestão de frotas são:
- Planejamento da frota
- Manutenção da frota
- Gerenciamento de custo de frota (gestão de custos logísticos, custos de processos logísticos, despesas de motoristas, entre outros)
- Análises de indicadores de gestão de frotas (despesas, retorno financeiro, ociosidade, entre outros)
É fundamental para a gestão de frota, fazer um diagnóstico da frota – mapeando desde os veículos e suas características a indicadores de custo de frota. Assim, será possível identificar riscos, gargalos e oportunidades de melhorias.
Também é um aspecto fundamental da gestão de frotas o gerenciamento dos motoristas.
É necessário ter um banco de dados atualizado sobre os motoristas e treiná-los – para prevenir acidentes, multas e imprevistos, e controlar e otimizar as despesas corporativas.
Outro aspecto fundamental é o controle de custo de frota.
Quais os principais pontos para gerir os custos da frota?
1. Mapeamento de custo de frota
O primeiro ponto para a gestão de custo de frota, é mapear todos os custos relacionados a ela.
Pode parecer uma tarefa simples, quando pensamos nos custos mais comuns como: combustível, gastos com manutenção, salário dos motoristas.
No entanto, uma visão simplista e uma gestão falha de custo de frota podem acarretar em prejuízos para o negócio.
São diversos os tipos de custos relacionados à frota:
- Custos de aquisição e/ou de aluguel de veículos
- Impostos e taxas obrigatórias (ex: IPVA)
- Seguros
- Manutenções
- Consumo de combustível
- Depreciação dos veículos
- Custos ocultos (ex: gastos decorrentes de manutenções não planejadas, acidentes/danos aos veículos, multas)
- Salários dos motoristas da frota
- Despesas por viagem
Em relação ao custo da frota, não temos apenas os gastos relacionados aos veículos e ao deslocamento em si, mas também as despesas de viagem.
As despesas de viagem são gastos que ocorrem durante as viagens e deslocamentos corporativos em que o funcionário está a serviço da empresa.
Alguns exemplos de despesas de viagem de colaboradores são:
- Hospedagem
- Alimentação
- Taxas/inscrições em eventos
- Impressão/xerox de documentos
- Reembolso de km rodado
É obrigatoriedade da empresa arcar com as despesas de viagens, o que pode ser feito por meio de pagamento de diárias de viagem ou reembolsos de despesas.
As despesas de viagem não integram o salário dos funcionários, sendo de natureza indenizatória – com exceção de casos em que os reembolsos ultrapassem 50% do salário.
Como as despesas de viagem variam conforme a viagem em si, é interessante mapear também os custos por viagem.
Esse mapeamento envolve uma análise conforme os trechos recorrentes e os objetivos das viagens corporativas.
Nesse sentido, é possível identificar a viabilidade financeira de determinadas viagens, bem como fornecer dados para planejamento, identificar oportunidades de melhoria de rotas e até mesmo tomar decisões sobre as regiões abrangidas.
O custo por viagem deve levar em conta as despesas com veículo, deslocamento e motorista.
2. Análise e planejamento
Com o mapeamento de custo de frota, é possível realizar atividades de planejamento, como:
- Revisão e planejamento de estrutura da frota
- Planejamento de manutenções preventivas e treinamentos de motoristas, conforme identificação de muitos custos ocultos como reparo de danos e multas
- Criação de orçamento de despesas de viagens
Esse tipo de atividade de análise e planejamento, auxiliará a prever custos de maneira mais realista e a realizar atividades que possam até mesmo reduzi-los.
Sendo assim, análise e planejamento são atividades essenciais para gerir o custo da frota: desde os gastos com veículos às despesas de viagem.
3. Controle de custo de frota
Um ponto importante da gestão de custo de frota é, de fato, monitorar os custos e controlá-los.
Assim, é necessário registrá-los e verificar se estão ocorrendo conforme o planejamento.
Nesse ponto, a tecnologia é grande aliada. Na gestão de frotas, são diversas soluções tecnológicas que podem ampliar o controle de custo de frota, evitando falhas no monitoramento e desvios de recursos, além de tornar os processos mais práticos.
Entre essas soluções, temos desde plataformas online para gestão de abastecimentos, como a Maxifrota Gestão de Abastecimento, a soluções para gestão de despesas de viagem e prestação de contas de funcionários, como o VExpenses.
As soluções de gestão de despesas, dentre outras vantagens, são capazes também de reduzir o custo de frota e os gastos com a gestão. Com o VExpenses, por exemplo, é possível reduzir em até 88% os gastos com os processos de prestação de contas.
Como fazer um controle de despesas de viagem na gestão de frotas?
Vamos ver algumas dicas para controlar as despesas de viagem na gestão de frotas!
1. Planejamento de rotas
O planejamento de rotas é essencial para maior controle sobre as despesas de viagem.
Assim, é possível encontrar os melhores percursos, levando em questão segurança e custos.
O planejamento de rotas permite uma previsibilidade maior dos gastos com abastecimento e pedágios, mas também das despesas de viagem em si – como hospedagem.
2. Criação de política de reembolso de despesas
É possível que a empresa calcule e pague aos trabalhadores diárias de viagens. As desvantagens desse método são a falta de precisão das diárias de viagem de acordo com diferentes situações e viagens corporativas, além da possibilidade de estar gastando mais do que o necessário.
Por isso, é bastante comum o processo de reembolso de despesas de viagem.
Para que o reembolso ocorra de maneira adequada, é essencial ter uma política de reembolso de despesas – onde serão definidas as regras para o reembolso.
Uma política de reembolso de despesas de viagem ajuda no controle do custo de frota – reduzindo fraudes e facilitando a gestão financeira.
3. Processo de prestação de contas eficiente
Um processo de prestação de contas padrão é essencial para a gestão de despesas de viagem.
Nele, os funcionários devem relatar os gastos e fornecer os comprovantes de despesas para reembolso.
Para que o processo de prestação de contas seja mais eficiente, é interessante contar com uma ferramenta que automatize esse processo – melhorando a gestão de tempo dos viajantes e dos gestores.
Por exemplo, com o VExpenses, o funcionário escaneia os comprovantes de despesas com o celular e o relatório de despesas é preenchido automaticamente com base nas informações das notas.
O app ainda é capaz de identificar notas duplicadas e itens que não estão dentro das políticas de reembolso.
4. Parcerias com fornecedores
Estabelecer parcerias com fornecedores como hotéis e restaurantes em regiões frequentemente visitadas é uma das formas de melhorar o controle sobre as despesas de viagem, bem como reduzi-las.
As parcerias tornam os custos mais previsíveis e também permite obter descontos.
5. Uso de tecnologia
O controle de despesas de viagem por meio de planilhas é possível, mas não é muito vantajoso.
Além disso, a guarda de comprovantes de despesas pode ser um entrave, já que os comprovantes fiscais físicos sofrem maior risco de perda.
Para otimizar o registro de despesas de viagem e melhorar o seu controle, o ideal é contar com uma ferramenta que padronize os relatórios e que ofereça armazenamento em nuvem dos comprovantes de despesas.
O VExpenses, por exemplo, tem funcionalidades que permitem:
- Simplificar o registro de despesas de viagem, usando apenas a câmera do celular
- Automatizar o fluxo de aprovação de reembolso
- Obter relatórios gerenciais sobre as despesas, que aumentam o controle sobre o custo de frota e viagens
- Reduzir custos do processo de prestação de contas, gerando economia financeira
Agora que você já sabe um pouco mais sobre como fazer a gestão de custo da frota da sua empresa, não se esqueça de contar com o VExpenses para te ajudar a automatizar e otimizar esse processo!
Este artigo foi produzido pela equipe do VExpenses, uma solução multiplataforma para gestão de despesas corporativas. Já ajudamos empresas no Brasil e América Latina a reduzirem em até 88% o custo e tempo gastos no processo de prestação de contas de funcionários. Fale conosco e descubra como otimizar o processo da sua empresa também!
